O que é a RISCON TOKYO?｜Feira abrangente de gestão de crises, prevenção de desastres, BCP e segurança

Os vídeos exibidos abaixo foram selecionados aleatoriamente desta exposição. Para ver todos os vídeos desta exposição, consulte a seção “Exposições em destaque por ano” abaixo.

Benefícios da participação como expositor

Uma das principais vantagens de participar da RISCON TOKYO é a oportunidade de apresentar produtos e serviços diretamente a profissionais de órgãos governamentais, administrações locais e empresas que enfrentam desafios concretos nas áreas de prevenção de desastres, BCP e segurança.

Os visitantes incluem responsáveis por gestão de crises e prevenção de desastres em órgãos públicos, executivos, profissionais de administração geral e BCP, gestores de instalações e operadores de infraestrutura. Assim, a participação não apenas aumenta o reconhecimento da empresa, mas também cria oportunidades de negociações BtoB e BtoG relacionadas à instalação e substituição de equipamentos, projetos-piloto e parcerias comerciais.

Além disso, as funções e formas de utilização de muitos produtos de gestão de crises são difíceis de explicar apenas por meio de textos. A exposição de equipamentos reais, as demonstrações e os vídeos permitem comunicar seu valor de maneira mais concreta.

Pontos importantes na preparação para expor

• Definir claramente quais riscos e problemas o produto pode resolver
• Preparar explicações específicas para órgãos públicos e empresas privadas
• Preparar painéis e vídeos que mostrem cenários reais de utilização
• Se for possível apresentar equipamentos reais, permitir que os visitantes os experimentem e operem
• Organizar históricos de implementação e estudos de caso em um formato fácil de compreender
• Preparar informações sobre custos de implementação, custos operacionais e estrutura de manutenção
• Para produtos de BCP, explicar a utilização tanto em situações normais quanto em emergências
• Para produtos baseados em sistemas, explicar como ocorre a integração com os sistemas existentes
• Ao atender administrações locais, explicar o processo desde a implementação e os testes-piloto até a aquisição
• Definir antecipadamente os responsáveis e os procedimentos de acompanhamento após as reuniões comerciais

Na área de gestão de crises, não basta explicar “o que o produto pode fazer”. Também é necessário demonstrar concretamente “quem o utilizará e de que maneira, quando ocorrer um desastre ou acidente”.

Estimativa de custos para participar da feira

O orçamento de participação não deve considerar apenas a locação do espaço, mas também a montagem do estande, o transporte de equipamentos reais, o fornecimento de energia e os equipamentos de comunicação, a equipe e a produção de vídeos. Os valores a seguir são referências aproximadas para feiras BtoB no Japão. Confirme as taxas efetivas de participação e os serviços opcionais com o organizador.

Locação do espaço de exposição

As taxas de participação variam conforme o número de estandes, a área de exposição e a modalidade de participação. Além da exposição geral, a RISCON TOKYO oferece projetos temáticos e diferentes formas de participação. Por isso, é importante consultar o guia mais recente para expositores.

Custos de decoração e montagem do estande

Custos de pessoal

É necessário contar com profissionais para recepção, apresentação dos produtos, explicações técnicas e reuniões comerciais. Os produtos de gestão de crises frequentemente geram perguntas especializadas. Por isso, a presença de profissionais técnicos no estande, além da equipe comercial, ajuda a desenvolver negociações mais concretas.

Custos de transporte e equipamentos

Ao expor equipamentos de prevenção de desastres de grande porte, geradores, veículos, cápsulas de proteção ou robôs, os custos de entrada e retirada dos itens podem ser superiores aos de produtos convencionais.

As demonstrações também podem exigir energia elétrica, rede de comunicação, abastecimento e drenagem de água e equipamentos de segurança. Essas necessidades devem ser verificadas antecipadamente com a empresa de montagem e o organizador.

Exemplos de estandes por dimensão

1 estande

Adequado para empresas que desejam concentrar a apresentação em um pequeno número de produtos ou serviços, como sistemas de confirmação da segurança dos funcionários, suprimentos para prevenção de desastres, sensores, câmeras de vigilância e softwares.

O produto principal ou monitor pode ser posicionado próximo ao corredor, com textos grandes que mostrem o problema resolvido, como “Manter a comunicação durante um desastre”, “Melhorar a eficiência da operação de abrigos” ou “Detectar pessoas suspeitas com inteligência artificial”.

Em um espaço limitado, evite expor produtos em excesso. O visitante deve compreender em poucos segundos que tipo de solução de gestão de crises está sendo apresentada.

2 estandes

Adequado para empresas que desejam apresentar vários produtos ou realizar demonstrações de equipamentos reais ao mesmo tempo que promovem reuniões comerciais.

É possível instalar os equipamentos e a área de demonstração junto ao corredor, reservando a parte interna para reuniões comerciais. Dessa forma, os visitantes atraídos pela demonstração podem avançar naturalmente para consultas e negociações mais detalhadas.

4 estandes ou mais

Adequado para empresas que apresentam equipamentos de grande porte, veículos, drones, robôs, cápsulas de proteção e diversos sistemas de segurança.

A exposição de equipamentos reais, as demonstrações, os painéis de LED grandes, as apresentações de soluções e os espaços para reuniões comerciais podem ser combinados para mostrar como um sistema completo de gestão de crises funciona na prática.

Estandes maiores também exigem planejamento das rotas de entrada de equipamentos pesados e volumosos, da capacidade elétrica, da rede e das medidas de segurança. Recomenda-se consultar desde o início uma empresa com experiência em montagem de estandes.

Fatores essenciais para um estande eficaz

Comece pelo problema a ser resolvido

Em vez de apresentar apenas nomes como “Câmera de vigilância de alto desempenho” ou “Bateria de armazenamento de alta capacidade”, utilize mensagens como “Manter equipamentos essenciais em operação por 72 horas durante uma queda de energia” ou “Confirmar automaticamente a segurança dos funcionários após um desastre”. Isso demonstra claramente o problema enfrentado pelo visitante e o resultado esperado com a adoção do produto.

Apresente equipamentos reais

Para produtos de gestão de crises, dimensões, facilidade de operação, durabilidade e métodos de instalação influenciam a decisão de adoção. Sempre que possível, apresente equipamentos reais e ofereça aos visitantes a oportunidade de tocá-los ou experimentá-los.

Realize demonstrações no local

As funcionalidades de sistemas de vigilância, análise por inteligência artificial, drones, robôs, sistemas de confirmação da segurança dos funcionários e sistemas de informação sobre desastres geralmente são mais fáceis de compreender por meio de demonstrações práticas.

É possível realizar demonstrações curtas em horários definidos e divulgar a programação na frente do estande para atrair mais visitantes.

Mostre exemplos concretos de implementação

Exemplos de utilização em “abrigos de administrações locais”, “fábricas”, “centros logísticos”, “data centers” e “hospitais” ajudam os visitantes a imaginar como o produto poderia ser empregado em suas próprias organizações.

Utilize vídeos da feira

Muitos produtos de gestão de crises são utilizados em áreas de desastre ou instalações reais, cujas condições não podem ser reproduzidas integralmente no pavilhão de exposições. Por isso, vídeos de feiras são especialmente adequados para esse setor.

Um vídeo de aproximadamente 2–3 minutos pode mostrar a utilização do produto em áreas de desastre, exemplos de instalação em fábricas ou instalações, a operação de drones e robôs e a interface real de sistemas de vigilância. Isso permite explicar cenários de utilização difíceis de transmitir apenas com a exposição de equipamentos.

Para equipamentos de grande porte que não podem ser transportados ao pavilhão, um monitor grande pode apresentar exemplos de instalação e condições reais de operação.

Também é possível gravar, durante a feira, a apresentação de produtos e serviços feita pelos responsáveis técnicos ou de produto, editar o material em um vídeo de aproximadamente 2–3 minutos e publicá-lo no mesmo dia ou no dia seguinte.

Isso permite transmitir informações sobre os produtos a profissionais de empresas e administrações locais que não puderam comparecer. Uma versão em inglês ou a inclusão de legendas em inglês também possibilita a divulgação para profissionais de gestão de crises e prevenção de desastres no exterior.

Os vídeos gravados podem ser reutilizados no site da empresa, no YouTube, nas redes sociais, em e-mails comerciais e nas páginas de apresentação de produtos. A publicação contínua no Internet Exhibition.tv após o encerramento da feira transforma as apresentações realizadas no local em ativos de vendas e marketing de longo prazo.

Ao contratar uma empresa de montagem de estandes que também ofereça produção de vídeos, é possível planejar de forma integrada a disposição dos equipamentos reais, monitores, painéis de LED grandes, iluminação, área de demonstração e espaço de gravação.

Medidas para atrair visitantes e melhorar os resultados da feira

Marketing por e-mail

Envie antecipadamente informações sobre a participação a clientes atuais, administrações locais, distribuidores, parceiros e clientes potenciais. Não se limite a informar “Estaremos presentes na feira”. Explique claramente o motivo da visita, como “Demonstração de um novo sistema de prevenção de desastres”, “Apresentação inédita de um novo modelo” ou “Consultoria sobre implementação”.

Redes sociais e vídeos

Plataformas como LinkedIn, YouTube e X podem ser utilizadas para publicar vídeos de demonstração de produtos, estudos de caso de implementação e novas tecnologias que serão apresentadas na feira.

A publicação de vídeos curtos de demonstração ou de apresentações feitas pelos responsáveis pelos produtos durante o evento também ajuda a estabelecer contato com profissionais de empresas e administrações locais que não podem comparecer.

Convites e comunicação direcionada

Clientes importantes, administrações locais, operadores de infraestrutura e distribuidores potenciais podem ser contatados individualmente para agendar reuniões comerciais antecipadamente. Como a decisão de adotar produtos de gestão de crises pode envolver vários departamentos, é importante identificar as áreas e os responsáveis antes de enviar os convites.

Utilize uma landing page específica para a feira

Uma landing page específica pode apresentar os produtos expostos, os problemas que eles resolvem, o público-alvo, as especificações, os estudos de caso, os horários das demonstrações, as informações do estande, o agendamento de reuniões comerciais e os vídeos da feira.

Mantendo a página após o evento e acrescentando vídeos e materiais produzidos no local, ela poderá continuar apoiando as atividades comerciais posteriores e a captação de consultas de clientes potenciais.

Empresas que podem prestar consultoria sobre montagem e operação de estandes nesta feira

O projeto de um estande para a RISCON TOKYO não deve considerar apenas a exposição dos produtos. É necessário combinar demonstrações de equipamentos reais, vídeos e espaços para reuniões comerciais para que os visitantes compreendam rapidamente quais riscos e problemas podem ser resolvidos.

Ao expor equipamentos de grande porte, geradores, veículos, drones, robôs e cápsulas de proteção, é preciso considerar peso, rotas de entrada, energia elétrica, comunicações e gestão da segurança.

Ao escolher uma empresa de montagem, além de verificar sua experiência em feiras BtoB, examine projetos anteriores nos setores de máquinas, equipamentos, TI, prevenção de desastres e segurança. Compare fotografias de trabalhos anteriores para avaliar como foram projetadas as áreas de exposição de equipamentos reais e de demonstração.

Se a empresa de montagem também oferecer produção de vídeos, será possível planejar conjuntamente a posição dos equipamentos reais, monitores, painéis de LED grandes, iluminação, áreas de demonstração, espaços para reuniões comerciais e locais de gravação.

Gravar um vídeo de 2–3 minutos com a explicação do produto por um responsável técnico ou de produto durante a feira e publicá-lo no mesmo dia ou no dia seguinte ajuda a transmitir informações a profissionais de empresas e administrações locais que não puderam comparecer.

A publicação contínua do vídeo no Internet Exhibition.tv após o encerramento da feira permite utilizar a apresentação do produto por um período prolongado em atividades de vendas, desenvolvimento de canais de distribuição e promoção, em vez de restringi-la aos dias do evento.

Consulte abaixo as páginas das empresas de montagem de estandes.