O que é a CareTEX Tokyo [Summer]?｜Feira B2B que reúne produtos para cuidados, tecnologia assistencial e alimentos para idosos

Os vídeos exibidos abaixo foram selecionados aleatoriamente desta exposição. Para ver todos os vídeos desta exposição, consulte a seção “Exposições em destaque por ano” abaixo.

Benefícios de Participar como Expositor

A CareTEX Tokyo [Summer] é uma feira B2B que reúne produtos e serviços necessários para instituições de cuidados e operações diárias de assistência, incluindo produtos de cuidado, equipamentos para instituições, tecnologia assistencial, suporte à gestão, alimentos para idosos e serviços de alimentação. Uma das maiores vantagens é a possibilidade de apresentar soluções diretamente a profissionais que realmente participam da seleção e adoção dos produtos, incluindo proprietários e gestores de instituições de cuidados e residências para idosos, diretores, responsáveis por operações, suprimentos e compras, care managers, enfermeiros, cuidadores, além de varejistas e atacadistas de equipamentos de bem-estar.

As categorias são bastante amplas, incluindo produtos de apoio à caminhada, banho e higiene, sistemas de banho assistido e elevadores, equipamentos de reabilitação, sensores de monitoramento, sistemas de cuidados, robôs de cuidado, suporte de recursos humanos e gestão, prevenção de desastres e BCP, economia de energia, recreação, alimentos para idosos e produtos relacionados à cozinha. Isso permite aos expositores atender a diversos desafios operacionais das instituições. Assim, o evento não é adequado apenas para aumentar o reconhecimento de novos produtos, mas também para gerar discussões concretas sobre adoção em instituições, desenvolvimento de distribuidores e substituição de serviços existentes.

No setor de cuidados, não basta apresentar apenas especificações de catálogo. Os visitantes valorizam perguntas como “Como isso é usado na prática?”, “Quanto pode reduzir a carga de trabalho dos funcionários?” e “Quais benefícios oferece aos usuários?”. Combinar experiência prática, demonstrações, degustações, casos de implementação e vídeos de exposição ajuda a tornar os benefícios mais concretos e aumenta a possibilidade de gerar resultados.

Pontos Importantes na Preparação para a Exposição

Ao participar da CareTEX Tokyo [Summer], é importante não apenas listar as funções do produto ou serviço, mas relacioná-las diretamente aos problemas enfrentados pelas instituições de cuidados. Começar por desafios concretos como “reduzir o esforço necessário na transferência de usuários”, “melhorar o monitoramento noturno”, “reduzir o trabalho de registros”, “lidar com a escassez de profissionais” ou “equilibrar qualidade das refeições e eficiência operacional” facilita para o visitante enxergar a solução como algo aplicável à sua própria instituição.

• Definir claramente as instituições e profissões-alvo
• Mostrar as diferenças nos processos de trabalho antes e depois da implementação
• Organizar claramente casos de implementação e avaliações de ambientes reais
• Definir como serão conduzidas experiências práticas, demonstrações e degustações
• Estar preparado para explicar preço, prazo de implementação e estrutura de manutenção e suporte
• Preparar vídeos e ilustrações capazes de transmitir os pontos principais em pouco tempo

Robôs de cuidado, sistemas de monitoramento e sistemas de suporte operacional, em particular, podem ser difíceis de compreender sem mostrar situações reais de uso. Produzir vídeos com cenas de utilização dentro das instituições e casos de implementação, combinando-os com demonstrações de equipamentos reais, pode aprofundar a compreensão dos visitantes.

As exigências de design do booth também mudam conforme a categoria do produto. Produtos de cuidado podem exigir espaço adequado a usuários de cadeiras de rodas, equipamentos assistenciais precisam de uma rota segura para experiências práticas e Care Food exige planejamento de degustações. Consultar antecipadamente uma empresa de construção de booths com experiência em feiras de cuidados, medicina e bem-estar facilita a criação de um projeto adequado ao conteúdo apresentado.

Estimativa de Custos de Participação

O custo de participação na CareTEX Tokyo [Summer] inclui não apenas a taxa do booth, mas também construção, eletricidade e comunicação, monitores, vídeos da exposição, pessoal, transporte e logística e, quando necessário, instalações para degustação. Como referência ampla, mesmo uma participação pequena pode exigir um orçamento total a partir de aproximadamente JPY 1 milhão, enquanto vários booths ou equipamentos de grande porte podem elevar o custo para vários milhões de ienes ou mais.

Os valores abaixo são apenas estimativas amplas para planejamento. As taxas reais de booth, valores de corner booth, opções adicionais e serviços auxiliares variam conforme as condições de participação. Portanto, o preço exato deve sempre ser confirmado com o organizador da feira.

Taxa do Booth

Um booth é adequado para empresas que desejam apresentar uma seleção focada de produtos de cuidado, equipamentos de bem-estar, equipamentos compactos, sistemas ou serviços para instituições. Caso seja necessário garantir espaço para demonstrações práticas e reuniões, podem ser considerados dois ou mais booths. Para equipamentos grandes ou várias categorias de produtos, quatro booths ou mais oferecem maior flexibilidade de layout.

Corner booths e posições com vários lados abertos tendem a atrair visitantes com mais facilidade, mas podem ter taxas adicionais. Como os preços e as condições de localização podem mudar, é necessário confirmar valores e disponibilidade atualizados com o organizador.

Custos de Decoração e Construção

Uma decoração simples utilizando um system booth padrão pode começar em torno de JPY 500.000, enquanto estruturas personalizadas, mobiliário original e sinalização de grande porte podem chegar a JPY 1 milhão a JPY 3 milhões ou mais. Booths de experiência que reproduzem quartos, banheiros ou áreas de refeições de instituições de cuidados podem exigir custos adicionais de construção.

Na CareTEX Tokyo [Summer], é importante criar exposições que ajudem o visitante a imaginar o ambiente real de uso. Sistemas de monitoramento podem ser mostrados ao redor de uma cama, equipamentos de banho assistido em um ambiente de banho, equipamentos de instalações em um quarto reproduzido e alimentos para idosos em uma cena de refeição. Reproduzir o ambiente de utilização facilita a compreensão do valor do produto.

Também é eficaz utilizar monitores ou LED para exibir vídeos de utilização em instituições onde o produto já foi implantado. Caso seja incluída a produção do vídeo, pode ser necessário reservar um orçamento adicional de algumas dezenas de milhares a algumas centenas de milhares de ienes ou mais, dependendo do conteúdo e do método de filmagem.

Custos de Pessoal

Como referência geral, mesmo um booth pode exigir cerca de duas a quatro pessoas para dividir funções como abordagem de visitantes, explicação dos produtos, demonstrações e reuniões comerciais. Booths grandes ou com experiências práticas podem exigir mais funcionários para gerenciamento de segurança e orientação dos visitantes.

Os visitantes de feiras de cuidados incluem não apenas gestores, mas também care managers, enfermeiros, profissionais de reabilitação e cuidadores. Além da equipe de vendas, ter profissionais capazes de responder a perguntas sobre uso real e aspectos técnicos facilita o desenvolvimento de negociações concretas.

Caso sejam apresentados produtos estrangeiros ou seja necessário atendimento em outros idiomas, intérpretes também podem ser considerados. Vídeos com legendas em inglês podem continuar fornecendo informações básicas mesmo quando intérpretes ou responsáveis estejam ocupados em outras reuniões.

Custos de Transporte e Logística

Produtos de cuidado pequenos podem ser enviados por serviços convencionais de entrega ou logística de feiras. Entretanto, produtos grandes como banheiras assistenciais, elevadores, camas e equipamentos de reabilitação podem exigir transporte de carga pesada e movimentação especializada. Os custos podem variar de algumas dezenas de milhares a algumas centenas de milhares de ienes ou mais, dependendo do tamanho e peso do produto.

Empresas de outras regiões precisam planejar transporte de ida e volta, armazenamento de embalagens vazias e envio de retorno após o evento. Expositores de Care Food também precisam verificar transporte refrigerado ou congelado e armazenamento de amostras para degustação, enquanto equipamentos de cozinha podem exigir confirmação da capacidade elétrica. Para equipamentos grandes, acessos de carga, horários de entrada e capacidade de carga do piso devem ser confirmados previamente com a empresa responsável pelo booth.

Exemplos de Booths por Tamanho

1 Booth

Um booth é adequado para expositores iniciantes ou empresas que desejam avaliar a reação do mercado a um novo produto. Concentrando-se em poucos produtos principais, como produtos de cuidado, equipamentos compactos de reabilitação, sensores de monitoramento, sistemas assistenciais ou serviços para instituições, mesmo um espaço compacto pode gerar boas negociações comerciais.

Painéis de parede podem apresentar mensagens focadas em problemas como “Reduza a carga do monitoramento noturno” ou “Apoie a transferência de usuários”, com produtos na parte frontal e monitor na lateral. Vídeos da exposição permitem mostrar cenas reais de uso em instituições mesmo em um espaço limitado.

Em um booth pequeno, mesas de exposição ou posições da equipe podem facilmente bloquear a entrada. Por isso, é importante consultar uma empresa com experiência em fluxo eficiente de visitantes em espaços compactos. Ver fotos de booths já construídos ajuda a planejar a posição de produtos, monitores e áreas de explicação.

2 Booths

Com dois booths, torna-se mais fácil separar a área de experiência prática da área de reuniões comerciais. Os visitantes podem experimentar robôs de cuidado, equipamentos de reabilitação e sistemas de monitoramento e, em seguida, passar naturalmente para conversas sobre condições de implementação e preços.

A área próxima ao corredor pode ser utilizada para demonstrações e vídeos em monitores grandes, enquanto as mesas de reunião ficam na parte posterior. Para Care Food, separar a área de degustação da área de reuniões facilita a operação nos horários de maior movimento.

Exposições que reproduzem uma instituição de cuidados também precisam de espaço suficiente para que tanto o usuário quanto o cuidador possam se movimentar. Consultar uma empresa com experiência em feiras de cuidados e medicina e analisar fotos de projetos anteriores ajuda a planejar as áreas de experiência e reunião.

4 Booths ou Mais

Com quatro booths ou mais, é possível reproduzir partes de uma instituição de cuidados, como quarto, banheiro, área de reabilitação ou refeitório. Esse formato é adequado para empresas que desejam combinar vários produtos e serviços e demonstrar como podem ser usados em toda a instituição.

Grandes painéis LED e digital signage podem apresentar casos de implementação e cenas de uso, enquanto experiências práticas, mini seminários e reuniões individuais são organizados em áreas separadas. Para tecnologia assistencial, sensores, sistemas e robôs também podem ser integrados para mostrar um workflow real.

Booths grandes exigem planejamento integrado não apenas da construção, mas também de vídeo, eletricidade, comunicação, operação das demonstrações e gerenciamento de segurança. Analisar fotos de construção e experiências anteriores em feiras de cuidados e medicina ajuda a identificar empresas capazes de lidar com exposições práticas.

Pontos-Chave para um Booth de Sucesso

Design do Fluxo de Visitantes

Na CareTEX Tokyo [Summer], muitos visitantes passam por uma sequência de “ver, experimentar ou degustar, comparar e consultar”. Por isso, o design do booth deve favorecer um fluxo natural de “ver, experimentar e conversar”. A área voltada ao corredor deve permanecer aberta para que os interessados possam se aproximar dos produtos sem precisar primeiro falar com um funcionário.

Produtos de cuidado e equipamentos de reabilitação precisam de espaço suficiente para uso real. Visitantes que aguardam uma demonstração não devem cruzar o espaço daqueles que já estão em reuniões comerciais, e o layout deve permitir uma passagem natural da área de experiência para a área de consulta.

Visibilidade

Como produtos relacionados a cuidados possuem aplicações muito diversas, apenas o nome da empresa pode não deixar claro o que o booth apresenta. Termos como “monitoramento”, “suporte à transferência”, “registros de cuidados”, “soluções para escassez de pessoal” e “Care Food” devem ser exibidos em posições visíveis à distância.

• Sinalização elevada visível de longe
• Mensagens que indiquem claramente o problema do ambiente de cuidados que está sendo resolvido
• Fotos grandes mostrando situações reais de uso
• Iluminação que facilite a visualização dos produtos
• Vídeos exibidos em monitores ou LED

Principalmente em serviços baseados em tecnologia, pode ser difícil compreender as funções apenas olhando para o produto. Mostrar mudanças antes e depois da implementação e cenas reais de uso em monitores grandes facilita a compreensão mesmo para visitantes que ainda estão no corredor.

Design de Demonstrações e Experiências

Na CareTEX Tokyo [Summer], a possibilidade de experimentar produtos diretamente é uma grande vantagem. Produtos de apoio à caminhada, elevadores, equipamentos de reabilitação, sistemas de monitoramento e robôs de cuidado podem ser melhor compreendidos quando os visitantes experimentam a utilização e avaliam diretamente sua operabilidade e benefícios.

Para Care Food, degustações são importantes para verificar sabor, textura e facilidade de consumo. Para sistemas de instituições, é possível mostrar telas reais de registros, gestão de turnos e monitoramento para explicar como o trabalho muda após a implementação.

Não basta apenas mostrar a demonstração. Explicar “quais tarefas dos funcionários serão alteradas” e “quais benefícios os usuários terão” facilita a ligação da experiência com uma análise concreta de adoção.

Uso de Vídeos de Exposição

Vídeos são especialmente eficazes na CareTEX Tokyo [Summer], onde há grande variedade de produtos e serviços de cuidados, pois ajudam os visitantes a entender diferenças em pouco tempo. Ao reunir cenas de uso real em instituições, operação pelos funcionários, prestação de serviços aos usuários e mudanças no workflow antes e depois da implementação em um vídeo de aproximadamente dois a três minutos, fica mais fácil imaginar como o produto será utilizado.

Exibir repetidamente vídeos em monitores grandes ou LED voltados para o corredor ajuda a chamar atenção por meio de imagens em movimento e incentiva os visitantes a parar. Isso é especialmente eficaz para robôs de cuidado, sistemas de monitoramento e serviços para instituições cujo valor pode ser difícil de entender apenas olhando o produto físico.

O vídeo pode continuar explicando o produto enquanto a equipe está em reuniões com outros visitantes, ajudando a compensar a falta de atendimento em períodos de maior movimento. Como a mesma explicação pode ser repetida, também ajuda a reduzir diferenças na qualidade da apresentação entre os funcionários.

Com legendas ou narração em inglês, o conteúdo também pode ser utilizado para visitantes internacionais. Para empresas que desejam expandir equipamentos de cuidado ou tecnologia assistencial para mercados externos, mostrar como o produto é realmente utilizado em instituições japonesas pode ser uma ferramenta eficaz para compradores internacionais.

Nosso serviço de vídeos de exposição grava as explicações de produtos e serviços feitas pelos representantes das empresas no local e as edita em vídeos promocionais de aproximadamente dois a três minutos. A publicação no mesmo dia ou no dia seguinte permite continuar transmitindo o valor dos produtos para pessoas que não puderam visitar o evento, sem limitações de tempo, localização ou país.

Os vídeos produzidos podem ser reutilizados no site da empresa, redes sociais, e-mails de vendas, reuniões online, materiais para distribuidores, além de conteúdos de recrutamento e treinamento. Em vez de deixar uma explicação terminar com a feira, registrá-la em vídeo transforma esse conteúdo em um ativo reutilizável para vendas.

Encerrar a divulgação de informações junto com o término do evento significa perder oportunidades. Ao continuar distribuindo os vídeos por meio do “Internet Exhibition.tv”, que operamos, é possível fornecer informações por um período mais longo a profissionais de instituições, distribuidores e compradores no Japão e no exterior que não puderam participar.

Ao realizar filmagens dentro do local, é necessário seguir as regras estabelecidas pelo organizador. Depois de confirmar antecipadamente as condições de solicitação para filmagem, consultar uma empresa de booth que também possa produzir vídeos permite planejar de forma integrada a área de filmagem, monitores, iluminação, LED e distribuição após o evento.

Estratégias para Atrair Visitantes e Melhorar os Resultados

Email Marketing

Envie antecipadamente informações sobre a participação para clientes atuais, instituições que já fizeram consultas, lojas de equipamentos de bem-estar e distribuidores. Em vez de apenas informar “estaremos na feira”, explique quais produtos serão apresentados, o que poderá ser experimentado e quais casos de implementação estarão disponíveis.

Para instituições com alta possibilidade de adoção, marcar reuniões com antecedência é eficiente. Se um vídeo for compartilhado por e-mail para que o responsável compreenda previamente o produto, a conversa no evento poderá começar diretamente por tópicos concretos como preço, prazo de implementação e condições da instituição.

Uso de Redes Sociais

LinkedIn e X podem ser usados para divulgar participação, novos produtos, casos de solução de problemas em ambientes de cuidado e horários de demonstração. Instagram é adequado para conteúdos visuais, como cenas de uso do produto e montagem do booth.

Vídeos curtos que mostrem antecipadamente “qual tipo de trabalho de cuidados o produto apoia” também são eficazes. Após a feira, os vídeos podem ser redistribuídos nas redes sociais para alcançar profissionais que não participaram e transformar a promoção do evento em uma atividade contínua de vendas.

Convites e Direct Mail

Para diretores de instituições, responsáveis por compras e outros prospects prioritários, convites impressos e digital direct mail podem ser utilizados de forma diferenciada. O material impresso deve comunicar de forma simples a imagem do produto e os benefícios da implementação, utilizando QR codes para direcionar o destinatário a vídeos ou a uma landing page da feira.

Em vez de enviar a mesma mensagem para todos, adaptar o conteúdo às necessidades de cada instituição, como “melhorar a eficiência do monitoramento”, “lidar com a escassez de pessoal” ou “melhorar a alimentação assistencial”, ajuda a criar uma razão mais clara para a visita.

Uso de Landing Page da Feira

Uma landing page exclusiva deve incluir os produtos apresentados, instituições-alvo, problemas que podem ser resolvidos, casos de implementação, experiências disponíveis no booth e formulário para reserva de reunião. Se forem apresentados vários produtos, organizá-los por categorias como produtos de cuidado, tecnologia, operação das instalações e alimentação facilita a compreensão.

Adicionar um vídeo de aproximadamente dois a três minutos permite que os visitantes entendam a utilização do produto e imaginem o resultado após a implementação antes mesmo de comparecer. Depois do evento, a página pode permanecer online e receber novos vídeos e materiais da feira para continuar gerando consultas e negociações.

Empresas que Podem Oferecer Construção de Booth e Suporte Operacional

Na CareTEX Tokyo [Summer], o método adequado de apresentação varia bastante conforme o produto seja um item de cuidado, equipamento assistencial, tecnologia, serviço para instituições ou Care Food. Por isso, a construção do booth não deve se limitar à colocação dos produtos, mas também precisa considerar situações reais de uso, fluxo de visitantes, experiências práticas, segurança e operação de degustações.

Robôs de cuidado e sistemas de monitoramento, em particular, podem ser combinados com vídeos, monitores e LED para explicar com mais clareza os benefícios da implementação que são difíceis de transmitir apenas pelo produto físico. Consultar uma empresa capaz de cuidar da construção do booth, vídeos, operação de monitores, LED, atendimento internacional e suporte operacional no local facilita a centralização da preparação.

Além disso, registrar em vídeo as explicações feitas durante a feira e continuar distribuindo o conteúdo por meio do “Internet Exhibition.tv” pode transformar um evento de poucos dias em uma atividade de vendas e PR de longo prazo. Como as informações também podem alcançar profissionais de instituições e compradores no Japão e no exterior que não puderam comparecer, é importante incluir o vídeo no planejamento geral da participação.

Ao selecionar uma empresa de construção de booth, é recomendável verificar fotos de projetos em feiras de cuidados, medicina e bem-estar, experiência com booths interativos, instalação de monitores e LED, produção de vídeos e suporte operacional. Isso ajuda a escolher uma empresa adequada ao conteúdo específico da exposição.

Veja abaixo a página da empresa de construção de booths.